Datenschutzerklärung

1. Wer sind wir?

VesqAI ist eine App für Immobilienbüros. Makler diktieren ihren Rundgang und machen Fotos, und VesqAI erstellt daraus sofort einen vollständigen Bericht. Die App füllt auch die eigenen Dokumente des Büros aus, etwa ein Mandat, einen Vorvertrag oder einen Mietvertrag, und lässt sie digital unterschreiben. Außerdem verfolgt das Büro damit Leads, Besichtigungen und Akten, mit einem Aktenportal für alle Parteien.

VesqAI ist für die Verarbeitung der in dieser Erklärung beschriebenen personenbezogenen Daten verantwortlich.

Fragen zum Datenschutz richten Sie an support@vesqai.com.

2. Für wen gilt diese Erklärung?

• für Besucher von www.vesqai.com;
• für alle, die über die Website eine Demo oder einen Test anfragen oder Feedback senden;
• für Immobilienbüros, die wir per E‑Mail kontaktieren, um VesqAI vorzustellen;
• für Makler und Mitarbeiter von Büros, die VesqAI nutzen.

Daten der Kunden eines Immobilienbüros (Eigentümer, Käufer, Mieter), die das Büro in VesqAI erfasst, fallen unter Punkt 4.

3. Welche Daten, warum und auf welcher Grundlage?

Demo oder Test anfragen

Vorname, Nachname, Büro, Adresse, E‑Mail, Telefon, Anzahl der Mitarbeiter und Ihre eventuelle Frage. Wir nutzen sie, um Ihre Anfrage zu beantworten, eine Demo zu planen und Ihnen eine Bestätigung zu senden. Grundlage: Schritte, die Sie selbst vor einem möglichen Vertrag anfragen.

Feedback

Name, Büro, E‑Mail und Ihre Nachricht. Wir nutzen sie, um zu antworten und VesqAI zu verbessern. Grundlage: unser berechtigtes Interesse.

Vorstellungs‑E‑Mails an Immobilienbüros

Name des Büros, allgemeine E‑Mail‑Adresse (zum Beispiel info@...), Telefon, Adresse und Website. Wir entnehmen sie dem öffentlichen Register des BIV (belgisches Berufsinstitut der Immobilienmakler) und der Website des Büros. Wir schreiben nur an allgemeine Adressen von Büros, nie an persönliche Adressen. Wir sehen, ob eine E‑Mail zugestellt und geöffnet wurde, ob ein Link angeklickt wurde und ob geantwortet wurde. Grundlage: unser berechtigtes Interesse, VesqAI Immobilienprofis vorzustellen. Sie möchten keine E‑Mails mehr? Antworten Sie mit „stop“ und Sie erhalten nichts mehr von uns.

Nutzer der App

Name, E‑Mail, Büro und Rolle, Anmeldedaten (Ihr Passwort speichern wir nur als nicht umkehrbaren Code), die Einstellung der Zwei‑Schritt‑Verifizierung, Ihre angemeldeten Geräte und ein Protokoll der Änderungen im Büro. Grundlage: der Vertrag mit Ihrem Büro und unser berechtigtes Interesse, den Dienst abzusichern.

Abrechnung

Daten des Büros wie Name, Adresse, USt‑IdNr., IBAN und das SEPA‑Mandat. Grundlage: der Vertrag und unsere gesetzlichen Buchführungspflichten.

Schutz vor Missbrauch

Bei Formularen und Anmeldeversuchen speichern wir kurz Ihre IP‑Adresse und E‑Mail‑Adresse, um die Anzahl der Versuche zu begrenzen. Grundlage: unser berechtigtes Interesse.

4. Daten der Kunden von Immobilienbüros

Ein Immobilienbüro kann in VesqAI Daten seiner Kunden speichern, etwa Name, Kontaktdaten, Adresse, Nationalregisternummer, Geburtsdatum, IBAN, Fotos, Berichte und Dokumente. Für diese Daten ist das Immobilienbüro verantwortlich. VesqAI verarbeitet sie nur im Auftrag des Büros (als Auftragsverarbeiter) und nutzt sie nie für eigene Zwecke.

Personenbezogene Daten von Kunden und alle gespeicherten Dateien sind verschlüsselt (AES‑256), mit einem Schlüssel, der getrennt von der Datenbank aufbewahrt wird.

Sie sind Kunde eines Immobilienbüros und möchten Ihre Daten einsehen, berichtigen oder löschen lassen? Wenden Sie sich bitte an dieses Büro.

5. Mit wem teilen wir Daten?

Wir verkaufen nie personenbezogene Daten. Wir arbeiten mit diesen Dienstleistern, die nur tun, was für VesqAI nötig ist:

• Vercel: die App und die Speicherung von Dateien (Server in Irland);
• Turso: die Datenbank (Server in Irland);
• Cloudflare: die Website www.vesqai.com und die Besucherstatistik;
• Resend: der Versand von E‑Mails aus der App;
• Anthropic: die KI, die aus Ihrem diktierten Text einen Bericht macht;
• OpenAI, über Vercel: die Umwandlung von diktiertem Audio in Text;
• Google (Gmail) und Brevo: unser Postfach und der Versand von Vorstellungs‑E‑Mails;
• OpenFreeMap und die Geodienste der flämischen, wallonischen und Brüsseler Behörden: die Karte und die Lage einer Immobilie (wir senden nur die Adresse oder die Lage der Immobilie);
• Have I Been Pwned: Prüfung, ob ein neues Passwort jemals geleakt wurde (wir senden nur die ersten 5 Zeichen eines Codes des Passworts, nie das Passwort selbst).

Laut ihren Geschäftsbedingungen verwenden Anthropic und OpenAI die von VesqAI übermittelten Daten nicht zum Training ihrer KI.

6. Daten außerhalb der Europäischen Union

Die Datenbank, die Dateien und die App befinden sich in der EU (Irland). Einige der oben genannten Dienstleister sind amerikanische Unternehmen. Daten, die außerhalb der EU verarbeitet werden, sind durch die von der DSGVO vorgeschriebenen Garantien geschützt, etwa den EU‑US‑Datenschutzrahmen oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

7. Wie lange bewahren wir Daten auf?

• Demo‑Anfragen und Feedback: so lange wie für die Nachverfolgung nötig, höchstens 2 Jahre nach dem letzten Kontakt;
• Vorstellungs‑E‑Mails: solange die Kampagne läuft; haben Sie mit „stop“ geantwortet, bewahren wir nur den Namen Ihres Büros und Ihre E‑Mail‑Adresse auf, um Ihnen nie wieder zu schreiben;
• IP‑Adressen und Anmeldeversuche: 24 Stunden;
• Technische Daten zu Fehlern und Geschwindigkeit: 30 Tage;
• Änderungsprotokoll eines Büros: höchstens 1 Jahr;
• Daten von Büros und Nutzern: solange das Büro VesqAI nutzt; hört ein Büro auf, kann es zuerst alles herunterladen, danach löschen wir alle Daten und Dateien endgültig;
• Rechnungen: so lange, wie es die Buchhaltungs- und Steuergesetze vorschreiben.

8. Cookies

Die Website www.vesqai.com verwendet keine Cookies und keine Werbedienste. Die Schriften liegen auf unserem eigenen Server.

Um zu sehen, wie viele Besucher die Website hat, nutzen wir Cloudflare Web Analytics. Das funktioniert ohne Cookies und ohne Sie als Besucher zu erkennen oder zu verfolgen. Es zählt nur, wie oft eine Seite aufgerufen wird, mit Angaben wie Land, Browser und Geräteart.

Die App (app.vesqai.com) verwendet nur Cookies, die sie zum Funktionieren braucht: um angemeldet zu bleiben, ein vertrauenswürdiges Gerät zu erkennen, Ihre Sprache zu speichern und den Zugang zu einem Aktenportal zu ermöglichen. Dafür ist keine Einwilligung nötig.

9. Sicherheit

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS). Personenbezogene Daten von Kunden und alle Dateien sind zusätzlich verschlüsselt. Für Administratoren eines Büros ist die Zwei‑Schritt‑Verifizierung Pflicht, und nur wer es für seine Arbeit braucht, erhält Zugang.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

• Ihre Daten einzusehen und eine Kopie zu erhalten;
• falsche Daten berichtigen zu lassen;
• Ihre Daten löschen zu lassen;
• die Verarbeitung einschränken zu lassen;
• Ihre Daten in einem gängigen Format zu erhalten, um sie weiterzugeben;
• einer Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses zu widersprechen, und jederzeit den E‑Mails, mit denen wir VesqAI vorstellen.

Schreiben Sie dazu an support@vesqai.com. Wir antworten innerhalb eines Monats. Sind Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden, können Sie eine Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde einreichen, Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel, www.datenschutzbehorde.be.

11. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich VesqAI ändert. Das Datum oben zeigt, wann das zuletzt geschah.