Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

VesqAI is een app voor immokantoren. Makelaars spreken hun plaatsbezoek in en nemen foto’s, en VesqAI maakt daar meteen een volledig rapport van. De app vult ook de eigen documenten van het kantoor in, zoals een mandaat, compromis of huurcontract, en laat ze digitaal ondertekenen. Daarnaast volgt het kantoor er leads, bezichtigingen en dossiers mee op, met een dossierportaal voor alle partijen.

VesqAI is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze verklaring beschreven staan.

Vragen over privacy stel je aan support@vesqai.com.

2. Voor wie geldt deze verklaring?

• bezoekers van www.vesqai.com;
• wie via de site een demo of proef aanvraagt of feedback stuurt;
• immokantoren die wij per e‑mail contacteren om VesqAI voor te stellen;
• makelaars en medewerkers van kantoren die VesqAI gebruiken.

Gegevens van de klanten van een immokantoor (eigenaars, kopers, huurders) die het kantoor in VesqAI invoert, vallen onder punt 4.

3. Welke gegevens, waarom en op welke basis?

Demo of proef aanvragen

Voornaam, achternaam, kantoor, adres, e‑mail, telefoon, aantal medewerkers en je eventuele vraag. We gebruiken ze om je aanvraag te beantwoorden, een demo te plannen en je een bevestiging te mailen. Basis: stappen die je zelf vraagt vóór een eventuele overeenkomst.

Feedback

Naam, kantoor, e‑mail en je bericht. We gebruiken ze om te antwoorden en VesqAI te verbeteren. Basis: ons gerechtvaardigd belang.

Kennismakingsmails aan immokantoren

Naam van het kantoor, algemeen e‑mailadres (bijvoorbeeld info@...), telefoon, adres en website. We halen die uit het openbare register van het BIV en van de website van het kantoor. We mailen enkel naar algemene adressen van kantoren, nooit naar persoonlijke adressen. We zien of een mail werd afgeleverd en geopend, of er een link werd aangeklikt en of er geantwoord werd. Basis: ons gerechtvaardigd belang om VesqAI aan immoprofessionals voor te stellen. Wil je geen mails meer? Antwoord met “stop” en je krijgt niets meer van ons.

Gebruikers van de app

Naam, e‑mail, kantoor en rol, inloggegevens (je wachtwoord bewaren we enkel als onomkeerbare code), de instelling voor tweestapsverificatie, je aangemelde toestellen en een logboek van wijzigingen in het kantoor. Basis: de overeenkomst met je kantoor, en ons gerechtvaardigd belang om de dienst te beveiligen.

Facturatie

Gegevens van het kantoor zoals naam, adres, btw‑nummer, IBAN en het SEPA‑mandaat. Basis: de overeenkomst en onze wettelijke boekhoudkundige verplichtingen.

Beveiliging tegen misbruik

Bij formulieren en aanmeldpogingen bewaren we kort je IP‑adres en e‑mailadres, om het aantal pogingen te beperken. Basis: ons gerechtvaardigd belang.

4. Gegevens van klanten van immokantoren

Een immokantoor kan in VesqAI gegevens van zijn klanten bewaren, zoals naam, contactgegevens, adres, rijksregisternummer, geboortedatum, IBAN, foto’s, rapporten en documenten. Voor die gegevens is het immokantoor verantwoordelijk. VesqAI verwerkt ze enkel in opdracht van het kantoor (als verwerker) en gebruikt ze nooit voor eigen doeleinden.

Persoonsgegevens van klanten en alle opgeslagen bestanden zijn versleuteld (AES‑256), met een sleutel die apart van de databank bewaard wordt.

Ben je klant van een immokantoor en wil je je gegevens inzien, laten verbeteren of wissen? Neem dan contact op met dat kantoor.

5. Met wie delen we gegevens?

We verkopen nooit persoonsgegevens. We werken met deze dienstverleners, die enkel doen wat nodig is voor VesqAI:

• Vercel: de app en de opslag van bestanden (servers in Ierland);
• Turso: de databank (servers in Ierland);
• Cloudflare: de website www.vesqai.com en de bezoekersstatistieken;
• Resend: het versturen van e‑mails uit de app;
• Anthropic: de AI die van je ingesproken tekst een rapport maakt;
• OpenAI, via Vercel: het omzetten van ingesproken audio naar tekst;
• Google (Gmail) en Brevo: onze mailbox en het versturen van kennismakingsmails;
• OpenFreeMap en de geodiensten van de Vlaamse, Waalse en Brusselse overheid: de kaart en de ligging van een pand (we sturen enkel het adres of de ligging van het pand);
• Have I Been Pwned: controle of een nieuw wachtwoord ooit uitgelekt is (we sturen enkel de eerste 5 tekens van een code van het wachtwoord, nooit het wachtwoord zelf).

Volgens hun zakelijke voorwaarden gebruiken Anthropic en OpenAI de gegevens die VesqAI doorstuurt niet om hun AI te trainen.

6. Gegevens buiten de Europese Unie

De databank, de bestanden en de app staan in de EU (Ierland). Sommige dienstverleners hierboven zijn Amerikaanse bedrijven. Gegevens die buiten de EU verwerkt worden, zijn beschermd met de waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals het EU‑VS‑gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Demo‑aanvragen en feedback: zolang nodig om op te volgen, en ten hoogste 2 jaar na het laatste contact;
• Kennismakingsmails: zolang de campagne loopt; zei je “stop”, dan bewaren we enkel je kantoornaam en e‑mailadres om je nooit opnieuw te mailen;
• IP‑adressen en aanmeldpogingen: 24 uur;
• Technische gegevens over fouten en snelheid: 30 dagen;
• Logboek van wijzigingen in een kantoor: ten hoogste 1 jaar;
• Gegevens van kantoren en gebruikers: zolang het kantoor VesqAI gebruikt; stopt een kantoor, dan kan het eerst alles downloaden, daarna wissen we alle gegevens en bestanden definitief;
• Facturen: zolang de boekhoudkundige en fiscale wetgeving het verplicht.

8. Cookies

De website www.vesqai.com gebruikt geen cookies en geen advertentiediensten. De lettertypes staan op onze eigen server.

Om te zien hoeveel bezoekers de site heeft, gebruiken we Cloudflare Web Analytics. Dat werkt zonder cookies en zonder je als bezoeker te herkennen of te volgen. Het telt enkel hoe vaak een pagina bekeken wordt, met gegevens zoals het land, de browser en het soort toestel.

De app (app.vesqai.com) gebruikt enkel cookies die nodig zijn om te werken: om aangemeld te blijven, een vertrouwd toestel te herkennen, je taal te onthouden en de toegang tot een dossierportaal. Daarvoor is geen toestemming nodig.

9. Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Persoonsgegevens van klanten en alle bestanden zijn bijkomend versleuteld. Voor beheerders van een kantoor is tweestapsverificatie verplicht, en enkel wie het nodig heeft voor zijn werk, krijgt toegang.

10. Je rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien en een kopie te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar formaat te krijgen om ze door te geven;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen mails om VesqAI voor te stellen.

Mail daarvoor naar support@vesqai.com. We antwoorden binnen een maand. Ben je niet tevreden over ons antwoord, dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

11. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als VesqAI verandert. De datum bovenaan toont wanneer dat het laatst gebeurde.